Một chị làm HR tuyển dụng từng than với anh: “Ngày nào chị cũng nhận cả chục email kiểu ‘Dạ em gửi CV, mong anh chị xem xét’. Chị còn chưa kịp thấy ứng viên đó là ai, nói gì đến việc mở CV ra đọc.”
Đó chính là cách rất nhiều Fresher đang tự loại mình trước khi HR kịp nhìn vào CV. Em bỏ 2 tiếng chỉnh từng dòng trong CV cho hoàn hảo, rồi gửi đi kèm đúng một câu cụt lủn như vậy.
Anh Quang nói thật: HR mở email trước khi mở CV. Email là cửa, CV là thứ nằm phía sau cửa. Cửa đóng thì không ai quan tâm phía sau có gì.
CẤU TRÚC EMAIL XIN VIỆC CHUẨN
1. Tiêu đề rõ ràng, không mơ hồ
- ❌ “CV ứng tuyển”, “Xin chào”, để trống
- ✅ “Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Họ tên] – [Nguồn tin tuyển dụng nếu có]”
Ví dụ: “Ứng tuyển vị trí Content Marketing – Nguyễn Văn A – Qua LinkedIn”
2. Mở đầu: Em là ai, biết tin từ đâu, ứng tuyển vị trí gì (2 câu)
“Em chào anh/chị [Tên người nhận nếu biết, hoặc ‘Phòng Nhân sự’]. Em là [Họ tên], hiện đang là sinh viên năm cuối ngành [Chuyên ngành] tại [Trường]. Em biết đến vị trí [Tên vị trí] qua [nguồn tin] và xin được ứng tuyển.”
3. Một câu “bán” bản thân — chọn đúng 1 điểm mạnh nhất, đừng nhắc lại cả CV
“Trong thời gian làm [Hoạt động/công việc], em đã [kết quả cụ thể bằng số liệu] — em tin đây là kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu [X] của vị trí này.”
4. Kết thúc lịch sự, có hành động rõ
“Em đã đính kèm CV trong email này. Em rất mong có cơ hội được trao đổi thêm và sẵn sàng tham gia phỏng vấn vào thời gian phù hợp với anh/chị. Em cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét.”
5. Chữ ký đầy đủ: Họ tên, số điện thoại, email, link LinkedIn (nếu có).
MẪU EMAIL ĐẦY ĐỦ
Tình huống: Ứng tuyển vị trí có mô tả công việc (JD) rõ ràng
Tiêu đề: Ứng tuyển vị trí Content Marketing – Nguyễn Văn A – Qua TopCV
Em chào anh/chị,
Em là Nguyễn Văn A, sinh viên năm cuối ngành Marketing tại Đại học X. Em biết đến vị trí Content Marketing của công ty qua TopCV và xin được ứng tuyển.
Trong thời gian phụ trách nội dung Fanpage cho CLB Marketing trường, em đã lên kế hoạch đăng bài và chạy quảng cáo ngân sách nhỏ, giúp tăng lượng theo dõi từ 500 lên 2.000 trong 2 tháng. Em tin kinh nghiệm xây dựng nội dung và đo lường hiệu quả này phù hợp với yêu cầu quản lý kênh nội dung của vị trí này.
Em đã đính kèm CV trong email này. Em rất mong có cơ hội được trao đổi thêm và sẵn sàng tham gia phỏng vấn vào thời gian phù hợp với anh/chị. Em cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét.
Trân trọng, Nguyễn Văn A 09xx xxx xxx | email@gmail.com | linkedin.com/in/nguyenvana
Tình huống: Ứng tuyển ngỏ, công ty không đăng tuyển vị trí cụ thể
Giữ nguyên cấu trúc trên, nhưng đổi câu mở đầu thành: “Em biết công ty qua [nguồn], và nhận thấy định hướng của công ty rất phù hợp với mong muốn phát triển của em ở mảng [X]. Em xin gửi CV để công ty tham khảo, trong trường hợp có vị trí phù hợp.” — và nói rõ 1 giá trị cụ thể em có thể mang lại, không chỉ “em muốn học hỏi”.
NHỮNG THỨ KHIẾN HR LƯỚT QUA EMAIL CỦA EM TRONG 2 GIÂY
Chị HR ở trên kể tiếp: tiêu đề để trống hoặc mơ hồ là lý do số 1 một email bị gạt sang một bên không mở — giữa hàng trăm email mỗi ngày, không ai rảnh để đoán xem “CV ứng tuyển” là ứng tuyển vị trí gì. Lý do số 2 là file CV tên lộn xộn kiểu Untitled(3).docx hay CV mới nhất (2).pdf — đổi tên thành HoTen_ViTri_CV.pdf trước khi gửi, chỉ mất 10 giây.
Hai lỗi còn lại nằm ở cách viết: email dài dòng kể lại cả câu chuyện cuộc đời (4-5 câu là đủ, chuyện dài để dành cho vòng phỏng vấn), và giọng văn lệch hẳn về một phía — quá cứng kiểu công văn hành chính (“kính gửi, kính mong”), hoặc ngược lại quá suồng sã như nhắn tin với bạn bè. Giữ giọng lịch sự, rõ ràng, tự nhiên là đủ.
KHÔNG THẤY HỒI ÂM? GỬI FOLLOW-UP SAU 5-7 NGÀY
Rất nhiều Fresher gửi CV rồi im lặng chờ, trong khi một email follow-up ngắn có thể nhắc HR nhớ lại hồ sơ của em giữa hàng trăm email khác.
“Em chào anh/chị, em là [Họ tên] đã gửi CV ứng tuyển vị trí [X] vào ngày [ngày]. Em viết email này để xác nhận anh/chị đã nhận được hồ sơ của em, và em vẫn rất mong có cơ hội được trao đổi thêm. Em cảm ơn anh/chị.”
Chỉ gửi follow-up một lần, sau 5-7 ngày làm việc không thấy phản hồi. Gửi nhiều hơn một lần dễ bị đánh giá là thiếu kiên nhẫn.
Trước khi nhấn gửi, đọc lại email một lần cuối và tự hỏi: tiêu đề đã nói rõ vị trí và tên em chưa? Câu đầu tiên đã trả lời được “em là ai, biết tin từ đâu” chưa? Có đúng một con số cụ thể chứng minh em làm được việc, hay toàn là tính từ? File CV đã đặt tên nghiêm túc chưa? Nếu một trong 4 câu trên còn ngập ngừng, đừng gửi — sửa lại rồi gửi.
Email là một bước trong quy trình chung của Level 1 — xem toàn bộ bản đồ ở Lộ Trình Sự Nghiệp nếu em muốn biết mình đang ở đâu trước khi đi tiếp.
Email xong, CV xong — bước tiếp theo là buổi phỏng vấn thật. Đọc Cách Giới Thiệu Bản Thân Khi Phỏng Vấn để chuẩn bị trước câu hỏi mở đầu gần như buổi phỏng vấn nào cũng gặp. Nếu em muốn xem lại toàn bộ quy trình từ đầu, quay lại Hướng Dẫn Xin Việc Từ A-Z.
MỘT EMAIL ĐÚNG CẤU TRÚC VẪN CÓ THỂ YẾU
Vì cái khó nhất không phải là nhớ 5 bước trên, mà là chọn đúng 1 điểm mạnh nào để “bán” trong email — và rất khó tự nhận ra mình đang chọn sai, vì đó là chuyện của chính mình.
Trong CareerMode, đây là một trong những việc anh trực tiếp làm cùng học viên: đọc email, đọc CV, và chỉ ra chính xác điểm mạnh nào đáng đưa lên đầu cho từng vị trí cụ thể — không phải một bộ quy tắc chung, mà là góp ý cho đúng trường hợp của em, trong nhóm kín. Chi tiết chương trình: Xem CareerMode.